Мангушська Районна Державна Адміністрація
Мангушський район, Донецька область

Складання внутрішнього опису документів справи

Внутрішній опис документів складають до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам’ятки, документи з грифом «Для службового користування», особові, судово-слідчі справи тощо. Необхідність складання внутрішнього опису документів деяких інших діловодних справ визначається інструкцією з діловодства.

Внутрішній опис складають на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташовано кожен документ.

До внутрішнього опису складають підсумковий запис, у якому наводять цифрами та літерами кількість документів, які включено до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Складений внутрішній опис підписує особа, відповідальна за діловодство. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюють до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображають у графі «Примітки» із посиланням на відповідні виправдовувальні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складають новий підсумковий запис.