Мангушська Районна Державна Адміністрація
Мангушський район, Донецька область

АРХІВНИЙ ВІДДІЛ ІНФОРМУЄ

Переглядів: 38

Архівним відділом райдержадміністрації проводиться робота по приведенню номенклатур справ установ та організацій району у відповідність до "Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів”.  

Для використання у роботі  організацій, установ та підприємств   Мангушського  району,  архівним відділом Мангушської райдержадміністрації  надається  схема розміщення документів при складанні номенклатур справ.

ПРИМІРНА СХЕМА

розміщення документів в номенклатурі справ установи

 

 

Документи органів вищого рівня:

 

- закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента

України, постанови, розпорядження, протоколи та інші акти Кабінету                      

Міністрів України, розпорядження Донецької державної адміністрації

(райдержадміністрації), надіслані до відома;

 

- документи про виконання актів та доручень Президента України, Кабінету

Міністрів України, розпоряджень облдержадміністрації (постанови,

розпорядження,  доручення, довідки, листи тощо);

 

- депутатські запити та документи з їх виконання;

 

- документи (накази, рішення колегії, доручення) центральних органів

виконавчої влади (міністерств, департаментів,  інспекцій) та інших центральних установ, надіслані до відома;

 

- документи з виконання розпорядчих документів та доручень центральних

органів виконавчої влади (міністерств, департаментів,   інспекцій) та інших

центральних установ (накази, доручення, довідки, листи тощо);

 

- документи з розгляду проектів законів, інших нормативно-правових актів

(пропозиції, зауваження, висновки тощо);

 

- документи органів місцевого самоврядування;

 

- методичні рекомендації, інструкції (ненормативного характеру), надіслані

органами  виконавчої  влади.

 

Організаційно-розпорядчі документи установи:

 

- положення, статут установи;

- штатні розписи та зміни до них;

- списки (мережа) організацій системи;

- положення про структурні підрозділи (затверджені розпорядчим

документом формуються разом з цим документом);

- посадові інструкції працівників (оригінали формуються в кадровій службі;

- розпорядчі документи (розпорядження, накази) установи з основної

діяльності, з кадрових питань (особового складу), з адміністративно-

господарських питань (формуються окремо відповідно до їх видів та строків

зберігання  за місцем їх реєстрації);

- доручення керівництва установи та документи з їх виконання;

- протоколи   колегіальних  органів, документи  до них (зберігаються у

секретаря колегіального органу або у службі діловодства);

- документи щодо підготовки засідань колегіальних органів (схеми

розміщення,  списки  запрошених  тощо);

- протоколи апаратних нарад, що проводить керівництво установи;

- договори, угоди з питань співробітництва, у тому числі із зарубіжними

країнами;

- методичні рекомендації, інструкції тощо (ненормативного характеру),

розроблені установою.

 

Планово-звітна документація:

 

- плани (перспективні, річні, квартальні, місячні, декадні, тижневі)

- звіти (річні, квартальні, місячні)

- статистичні звіти (річні, квартальні, місячні)

- оперативні звіти, інформації (декадні, тижневі)

- пропозиції до планів

 

Документи, що відбивають основну діяльність установи (структурного

підрозділу):

 

- аналітичні документи з основних питань діяльності (огляди, доповіді,

доповідні записки, що подаються в органи вищого рівня;

- доповідні записки керівництву з основних питань структурних підрозділів

діяльності відділів;

- документи про проведення «Днів апарату адміністрації, днів контролю

тощо»;

- документи щодо підготовки перебування в області керівників установ

вищого рівня, інших представників (програма перебування, довідки та

характеристики об’єктів для відвідування, списки, схеми руху тощо);

- документи про результати перевірок, ревізій установи органами вищого

рівня, іншими контролюючими органами (довідки, акти, висновки, приписи);

- документи щодо проведення аудитів по системі якості управління;

- документи з перевіряння роботи та надання методичної допомоги

підвідомчим установам (довідки, звіти, акти, доповідні записки тощо);

- документи щодо надання установою адміністративних послуг (листи-

опитування, листи, довідки тощо);

- документи з проведення конференцій, нарад, семінарів, зборів тощо;

- звернення громадян та документи з їх розгляду;

- документи розслідування нещасних випадків в установі (акти, довідки, звіти

тощо);

- документи з кадрових   питань (особового складу) (особові справи, особові

картки  працівників  установи, контракти, списки, документи з питань

атестації, стажування тощо);

- договори, угоди господарські;

- приймально-здавальні акти з додатками, складені при зміні керівників

установи та відповідальних працівників  в установі.

 

Листування:

 

- з установами вищого рівня

- з органами місцевого самоврядування

- з підвідомчими установами

- з іншими установами, організаціями

 

Довідково-облікові документи:

 

- графіки (проведення сесій, колегій, чергування тощо);

- журнали

- картотеки

- реєстри

- переліки

- номенклатура справ

 



« повернутися до списку новин